最近、タスクがなかなか進まない、何から手をつけて良いかわからない、という方からの相談を非常に多く受けます。今日は、そんな方のために、3つアドバイスをしたいと思います。

こんにちは。

昨日、とある新聞を読んでいたときに、とある記事で、

自分とまったく同じ考えのもと、自分がやっていることをまるごとそのままオススメしていたのでびっくり。

非常に共感しました。

一方で、最近、立て続けに、その件で行き詰まっている方、悩んでいる方に何人もお会いしたので、

これは起業を考えている方や、タスクに追われてなかなか進まない！忙しい！という方に

是非是非実践してみていただきたいと思って記事にしてみることにしました。

 

突然ですが、

自分で言うのもなんですが、私、スキマ時間を活用するプロだと自負しています（笑）

小さい頃から、やりたいことがたくさんありすぎて、

とにかく時間をやりくりして、だいたいどれも実現してきました。

語り出したら止まらないのですが、本当に誰に話をしていても、百発百中で、

同じ24時間を生きているとはとても思えない！3倍、5倍、いやもっとの時間がありそうに見える

と言われます。記憶の限り、一度も例外がないです。

 

生き急いでいると言われたら否定できませんが、やりたいことがありすぎてしょうがないので、

忙しいなりに、だいたいはどうにかしています。

 

どうやってどうにかしているかというと、方法は3つあります。

 

1.優先順位づけを徹底すること

この作業は、次のこの作業をするために絶対必要な工程だから優先してやる必要があるな！

この作業は重要だけど、他に影響しないから、ちょっと寝かせておいて、いついつまでに腰を据えてやろう。

などといった具合で、全体を俯瞰して、前後との関係性を見ながら決めます。

もちろん簡単ではないかもしれません。

でも、俯瞰してみる力は、経営者として絶対に必要な力。

避けては通れません。優先順位の付け方は、経営者に限らずどんな社会人にも必要なスキルなので、

世の中にたくさん研修、講座が溢れています。自分に合うものを見つけてぜひ受講してみてください。

もちろん、ビジトレでもそのような講座を実施可能です。リクエストがあればぜひ受けたい！

とご連絡くださいね。

 

2.人に任せること

さっき、時間をやりくりしてだいたいどれも実現したって言ってたのに矛盾するじゃん

と思われるかもしれません。でも矛盾ではありません。

どこからどこまでは自分でやるべきこと、あとは他の人にお願いしてもできることだから、他の人にお願いしよう！と仕分けています。

先ほどの優先順位づけと重なるところもありますが、

優先順位づけをした結果、絶対自分でなければならないこと以外は極力誰かにお願いしたいと思いながら日々過ごしています。

 

任せる単位ですが、作業レベルでお渡しすることもあれば、仕事の束でお渡しすることもあります。

それは必要性と緊急度、重要度など総合的に判断しています。

最初はそれが難しいという方も多いと思うので、そう言うのが得意な方に協力してもらうと良いです。

私自身、よくその相談に乗っています。

これまた、講座できますので、ご興味があればお声がけください。

 

3.スキマ時間を活用して、効率的にタスク処理すること

時間は有限で、勝手に時間は絶対生まれません。

後であれをやろう、と思って忘れてしまったり、後回しにしてしまったりするのが人間。

だから、タスク管理だけでなく、タスクをこなすための時間の束を管理して、

うまく処理していきます。

 

たとえば、

 

打ち合わせと打ち合わせの間の5分のスキマ時間には、

・明日のスケジュール確認

・メールチェックと一次返信

・机の上の片付け

をする

 

ランチの注文から食事までの10分の待ち時間には、

・依頼しているタスクのレビューや進捗確認

・経費精算

・SNSのリアクションチェック、返信

・図書館で借りた本の返却

をする

 

突然の予定キャンセルや時間変更、移動先に早く着いた、などで急遽30分時間ができたときには、

・ブログ記事の見出しづくり

・講座の内容検討

・資料の整理

をする

 

とそれぞれ決めておきます。

そして、実際に、○分のスキマ時間がやってきたら、

○分あるからこれを片付けてしまおう！と、集中して実施するのです。

 

また、スキマ時間だけではタスクは処理できないので、たとえば1週間に2時間×2時間、

まとめてタスクを処理する時間を確保するというのも有効です。

 

繰り返しになりますが、スキマ時間は意識しないと生まれません。

簡単にリラックスタイムとして消費され尽くしてしまうので、

スキマ時間を作るのが苦手な方は特に、

このまとめてタスクを処理する時間の確保が重要ですね。

 

私の例でいくと、

スキマ時間として活用するタイミングは、1日でだいたい10〜15回くらいあります。

（いや、もっとあるかもしれない・・・）

例えばそれが都度5分だったとしても、5分×10回＝50分。1時間近くに相当するわけです。

そういうチリツモが、作業効率の差に大きく現れます。

まずは、今がスキマ時間だ！と認識することから始めてみるのも良いかもしれません。

 

スキマ時間活用講座もやってみようかな（笑）

 

まとめると、

なかなかタスクが進められないという方は、

・優先順位づけを徹底すること

・人に任せること

・「スキマ」時間をうまく活用すること

で、格段に効率が上がりますので、ぜひ、意識して、そして、行動してみてください！！

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。